Електронні трудові книжки: що варто знати

22.02.2022

Діджиталізація настільки потужно проникає в усі сфери життя людини, що торкнулася і сфери оформлення трудових відносин. Так, 10 червня 2021 року набрав чинності Закон України № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». 

Тепер кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. 

Для того, щоб краще орієнтуватися як робітника, так і роботодавцям, розповідаємо про основні нововведення, які передбачає Закон № 1217-IX та як це буде працювати:

Що таке електронна трудова книжка?

Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її запровадили для удосконалення обліку трудової діяльності українців, зменшення паперового документообігу та витрат часу на паперову роботу.

Електронна система також дозволить працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без звертання до Пенсійного фонду. 

Також, одним з найважливіших нововведень є можливість автоматичного (без звернення особи) призначення пенсії у разі отримання застрахованою особою права на призначення пенсії за віком.

Де знайти електронну трудову книжку?

Електронну книжку можна знайти в особистому  кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України. 

Для входу необхідно буде авторизуватися зручним для вас способом:

  • За кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати у Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ тощо;
  • За логіном та паролем;
  • Через Дія.Підпис на сервіс ID.GOV.UA.

Яка інформація відображається в електронній трудовій книжці?

В електронній трудовій книжці вказується вся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення. 

Хто може вносити інформацію?

Відомості про трудову діяльність можуть вносити як працівники, так і роботодавці. 

Для цього необхідно мати кольорові копії всіх сторінок трудової книжки, до яких внесені записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.

Скан-копії яких документів потрібно надавати?

До електронної трудової книжки необхідно завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Крім трудової книжки, це можуть бути документи про здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.

Наприклад, до 2004 року до трудового стажу враховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Якщо маєте диплом за відповідні роки, заскануйте та додавайте до системи.

Після відправлення кольорових скан-копій фахівці територіальних органів Пенсійного фонду звірять їх із даними у Реєстрі застрахованих осіб і зацифрують те, чого бракує.

Чи потрібно ФОПам робити запис в електронній трудовій книжці?

Якщо у ФОПа наявні наймані працівники, то дані про них обов’язково необхідно зазначати у електронній трудовій книжці.

Щодо власної підприємницької діяльності,  жодних записів у електронній трудовій книжці робити не потрібно, адже ФОП не є найманим працівником.

Проте, Пенсійний фонд України рекомендує ФОПам подавати скан-копії виписок з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань  про державну реєстрацію ФОП або довідок з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.

Які терміни процесу оцифрування трудових книжок?

За Законом №1217-IX у працівників та роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок. 

Після перевірки даних з боку Пенсійного фонду України та їх внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформовано кінцевий варіант електронної трудової книжки. 

З моменту формування кінцевого варіанту електронної трудової книжки, паперова версія буде не потрібна і може зберігатися у працівника або за його бажанням вестись паралельно з електронною.

обратная связь
Остались вопросы?
Наши юристы проконсультируют Вас по всем интересующим вопросам